Un progetto di archiviazione dovrebbe gestire la completa gestione documentale di tutti i documenti.

L’archiviazione ottica sostitutiva consente di ridurre la quantità di archivi cartacei, sino alla loro definitiva eliminazione, rendendo possibile la conservazione in formato digitale di qualsiasi tipo di documento e garantendone la validità legale nel tempo.
L’obiettivo finale è quello di eliminare tutti i supporti cartacei al fine di rendere la gestione documentale efficace e produttiva in azienda e nella Pubblica Amministrazione, con la conseguente ottimizzazione dei tempi e dei costi di gestione.

E si dovrebbero gestire:

• i documenti digitali o elettronici (informatici e non informatici),
• i documenti analogici (usualmente cartacei),
  • sia i documenti analogici unici (fiscali o meno),
  • sia i documenti analogici non unici (fiscali o meno).

Le soluzioni per gestire i documenti con un archivio elettronico sono molteplici:

• archiviazione digitale presso la propria sede attraverso un software documentale
• archiviazione digitale in ASP , cioè tramite un servizio on-line
• archiviazione digitale in outsourcing

Una suite di gestione documentale deve permette ed eseguire il M.A.C. e il Workflow.

Memorizzare : portare i documenti cartacei (ad esempio bolle, fatture, note di credito, ordini, delibere di acquisto, ...) dalla carta al file sul PC, cioè acquisizione del documento;
Archiviare : creare delle chiavi di ricerca in modo da poter effettuare un facile reperimento sia dei documenti cartacei precedentemente memorizzati, sia di quelli digitali (ad esempio fatture attive in PDF, disegni CAD, partitario, ...);
Conservare : dare valore legale al documento in formato file, in modo tale da poter eliminare il cartaceo che altrimenti dovrebbe essere conservato per minimo 10 anni (art. 2220 del C.C.).
Workflow : processo del flusso documentale, chi fa cosa e quando.

• la documentazione attiva prodotta dall’azienda o dall’ente che potrà essere archiviata in modalità automatica,
• la documentazione passiva, ricevuta dall’esterno, che sarà memorizzata (scansionata) e successivamente archiviata tramite data-entry o tool automatici di riconoscimento (OCR, Barcode).

I documenti archiviati dovrebbero essere consultabili e disponibili “in linea” per tutti (ovviamente per tutti si intendono le persone abilitate a vedere-manipolare quel tipo di documento), condividendo in tale modo le informazioni senza fotocopiare il documento decine di volte o doverlo ricercare in lontani od angusti archivi tradizionali.
Gli utenti, a seconda dei loro permessi sui documenti, dovrebbero potere gestire (vedere, modificare, inoltrare e, perché no, stampare) la documentazione ad essi affidata.

I documenti dovrebbero essere facilmente consultabile magari grazie alla tecnologia web che permette, tramite un browser di Internet, di accedere alla suite documentale.